電話応対マナー
〈電話をかける時〉
◇ダイヤル前に
相手の会社名、名前、用件を確認します。用件は整理しておいて、メモにまとめるなどするとスムーズに進みます。
◇いきなり本題に入らない
「～の件でお電話致しました」と、用件に入る前に前置きをします。
「いまよろしいでしょうか？」などと、相手の都合を確認してから話し始めましょう。
◇電話の切り方
話し終えてすぐにではなく、一呼吸おいてから電話を切ります。音を出して切ると印象が悪いので気をつけましょう。
〈電話を受ける時〉
◇ベルを鳴らすのは2回
電話のベルが鳴ったらすぐに電話をとります。3回以上鳴った場合は「お待たせいたしました」などの言葉を添えます。
◇名乗る
第一声に「はい」と言い、会社名、氏名を名乗ります。
◇あいさつ
社外の人からの電話は、自分と直接関係がなくても「いつもお世話になっております」と挨拶をしましょう。
◇メモ
会社名、氏名、電話があった日時は確実にメモしましょう。
用件を伝えられた場合は、復唱して確認します。特に、数字や固有名詞は間違いやすいので注意が必要です。聞き取りにくい場合やよくわからない時には「失礼ですが」などと聞き返し、正確に把握しましょう。
〈ＮＧ例〉
「少々お待ちください」と保留にした後「外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう可能性もあります。社内の人が在社しているか外出しているかを常に把握しておくと良いです。うっかり外出しているのに保留した場合は、「席をはずしております」などと伝えると良いです。